Wer vor einem Verwaltungsgericht verliert, trägt die Kosten des Verfahrens. Dazu gehören die Aufwendungen der Gegenseite, soweit sie notwendig waren
(§ 162 Abs. 1 VwGO). Behörden müssen ihre Ausgaben für Post und Telefon dabei nicht belegen. Sie dürfen stattdessen eine Pauschale verlangen: 20 Euro.
Gegen diese Pauschale sprechen drei Argumente. Nachrichten über das elektronische Behördenpostfach kosten die Behörde nichts, und Papier ist für Behörden ohnehin nicht mehr vorgesehen. Anschluss und Software gehören zu ihren allgemeinen Geschäftskosten, und die werden nicht erstattet. Und selbst wenn die Nachrichten etwas kosten, dann nur einen Bruchteil von 20 Euro. Sechs Kostenverfahren seit 2024 zeigen, wie Gerichte auf diese Einwände antworten.
Was das Gesetz sagtDie Regel steht in
§ 162 Abs. 2 Satz 3 VwGO:
Juristische Personen des öffentlichen Rechts und Behörden können an Stelle ihrer tatsächlichen notwendigen Aufwendungen für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen den in Nummer 7002 der Anlage 1 zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz bestimmten Höchstsatz der Pauschale fordern.
Nr. 7002 VV RVG gilt eigentlich für Rechtsanwälte. Dort steht die „Pauschale für Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen“: 20 Prozent der Gebühren, „höchstens 20,00 €“. Sie kann „anstelle der tatsächlichen Auslagen nach Nummer 7001 gefordert werden“. Für Behörden gilt immer der Höchstsatz, also 20 Euro.
Zwei Wörter in diesem Gesetz sind wichtig. Die Pauschale tritt „an Stelle“ der tatsächlichen Aufwendungen. Wo keine Aufwendungen angefallen sind, kann sie also nichts ersetzen. Und die Behörde „kann“ die Pauschale fordern. Sie muss es nicht. Wer wählen darf, muss vernünftig wählen.
Was das Bundesverwaltungsgericht sagtDas Bundesverwaltungsgericht hat die Anforderungen vor gut einem Jahr umrissen. In Randnummer 23 seines Beschlusses heißt es
(BVerwG, Beschluss vom 21.10.2025 – 11 KSt 2.25):
Die Gewährung der Pauschale setzt voraus, dass überhaupt Aufwendungen für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen angefallen sind […]. An deren Geltendmachung sind aber nur geringe Anforderungen zu stellen: Der Gesetzgeber hielt eine Verweisung auf die für Rechtsanwälte geltende Typisierung angesichts der vergleichbaren Situation für sachgerecht […]. Angesichts dessen genügte für die Erstattungsfähigkeit der Pauschale, dass der Beklagte unter Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel Mitteilungen an das Gericht übersandt und die Pauschale geltend gemacht hat.
Es müssen also Kosten angefallen sein. Als Nachweis genügt aber schon eine elektronische Mitteilung an das Gericht.
Der Fall dort war groß: ein Streit um einen Planergänzungsbeschluss, mit Rechtsanwalt, Klageerwiderung und mündlicher Verhandlung in Leipzig. Ob dieselbe Begründung auch für ein Verfahren mit einem einzigen Schreiben trägt, sagt der Beschluss nicht.
Sechs Verfahren seit 2024| Entscheidung | Was dem Gericht genügte | Begründung |
|---|
| VG Schleswig, Beschluss vom 22.08.2024 – 3 B 8/24 | Schriftverkehr nur im elektronischen Rechtsverkehr | Kosten begründet schon das Senden |
| VG Schleswig, Beschluss vom 05.12.2024 – 10 B 131/24 | zwei elektronische Empfangsbekenntnisse und eine Stellungnahme über das Behördenpostfach | eine Stadt nutzt Telekommunikation „nicht unentgeltlich“ |
| VG Hannover, Beschluss vom 30.12.2024 – 11 B 3765/24 | Empfangsbekenntnis, Antragserwiderung und Verwaltungsvorgang, elektronisch übermittelt | dass das Postfach kostenlos ist, sei „irrelevant“ |
| VG Schleswig, Beschluss vom 30.01.2026 – 9 A 95/23 | „mindestens eines Schriftsatzes“, hier die Klageerwiderung | Anschluss und Software sind Geschäftskosten, die Pauschale gibt es trotzdem |
| VG Berlin, Beschluss vom 07.10.2026 – VG 9 KE 27/26 | ein signiertes Empfangsbekenntnis | ständige Rechtsprechung der Kammer |
| VG Berlin – VG 14 KE 63/26 | — | noch nicht entschieden |
Nachrichten kosten nichtsBehörden müssen Schriftsätze elektronisch übermitteln
(§ 55d VwGO). Papier ist nur erlaubt, wenn die Technik vorübergehend ausfällt. Porto fällt also gar nicht erst an. Nachrichten im elektronischen Rechtsverkehr werden nicht einzeln bezahlt, und die Nutzung des elektronischen Postfachs selbst ist kostenlos. Das bestreitet auch das Verwaltungsgericht Hannover nicht. Es hält das aber für unerheblich
(VG Hannover, Beschluss vom 30.12.2024 – 11 B 3765/24):
Dass die Nutzung des EGVP als solche kostenfrei ist, ist in diesem Zusammenhang irrelevant.
Entscheidend sei, dass die Behörde „unbestreitbar Kosten für die Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit“ habe. Dass sie dafür eine Flatrate zahle, könne man unterstellen. Einen Nachweis der Kosten dürfe man nicht verlangen, „weil sonst die gesetzliche Regelung entwertet würde“. Man kann es auch umgekehrt sehen: Bekommt eine Behörde die Pauschale ohne eigene Kosten, wird die Regelung zweckentfremdet.
Das Verwaltungsgericht Schleswig stellt allein auf das Senden ab
(VG Schleswig, Beschluss vom 22.08.2024 – 3 B 8/24):
Kostenbegründend ist somit allein die Kommunikationshandlung im elektronischen Rechtsverkehr als solche, unabhängig von einem konkret nachweisbaren Kostenanfall.
Eine andere Kammer desselben Gerichts beruft sich auf die Lebenserfahrung: Auch eine Stadt könne elektronische Telekommunikationsdienste „nicht unentgeltlich nutzen“
(VG Schleswig, Beschluss vom 05.12.2024 – 10 B 131/24).
Das Verwaltungsgericht München hatte 2018 anders entschieden
(VG München, Beschluss vom 04.01.2018 – M 24 M 17.48673). Die Behörde hatte dort nichts mit der Post geschickt. Also waren ihr keine Kosten entstanden, und ohne Kosten gab es keine Pauschale. Das Verwaltungsgericht Schleswig kannte diese Entscheidung, folgte ihr aber nicht.
Im Januar 2026 schrieb das Verwaltungsgericht Schleswig, der Gesetzgeber sei „offensichtlich davon ausgegangen“, dass „auch aufschlüsselbare Kosten für jede einzelne Kommunikation anfallen“
(VG Schleswig, Beschluss vom 30.01.2026 – 9 A 95/23). Dass sich solche Kosten wegen der Flatrates heute nicht mehr nachweisen lassen, „konnte von dem Gesetzgeber nicht bedacht werden“. Die Pauschale sprach das Gericht der Behörde trotzdem zu.
Anschluss und Software sind GeschäftskostenWas eine Behörde für Internetanschluss und Software zahlt, gehört zu ihren allgemeinen Geschäftskosten. Solche Kosten werden nicht erstattet.
Das sieht auch das Verwaltungsgericht Schleswig so
(VG Schleswig, Beschluss vom 30.01.2026 – 9 A 95/23). Die Kosten für den Internetanschluss gehörten „zu den Kosten des allgemeinen Bürobetriebs“. „Das Gleiche gilt für ggf. kostenpflichtige Software für die Nutzung des besonderen elektronischen Behördenpostfachs.“ Die Pauschale falle aber „mit jeder von der Behörde ausgehenden Nutzung dieser Kommunikationsmedien“ an. Ein einziger Schriftsatz genüge.
Warum trotzdem gezahlt werden soll, hatte das Verwaltungsgericht Schleswig schon 2024 begründet
(VG Schleswig, Beschluss vom 22.08.2024 – 3 B 8/24):
Auch wenn bereits der allgemeine Geschäftsbetrieb der Behörde Kosten für die Nutzung von Telekommunikationsdienstleistungen mit sich bringen mag, spricht nichts dagegen, denjenigen Beteiligten in Anspruch zu nehmen, der ein Verfahren betrieben und die Kosten des Verfahrens zu tragen hat und damit einen Teil dieser Aufwendungen notwendig gemacht hat.
Ein Empfangsbekenntnis reichtWie wenig genügt, zeigt das Verwaltungsgericht Berlin. Das Bundesministerium der Finanzen hatte in einem Verfahren nur ein elektronisch signiertes Empfangsbekenntnis zurückgeschickt. Damit bestätigte es, die Klageschrift erhalten zu haben. Das genügte. Im
Beschluss vom 7. Oktober 2026 (VG Berlin, Beschluss vom 07.10.2026 – VG 9 KE 27/26) heißt es:
Dies ist schon dann der Fall, wenn die Behörde ein vom Gericht angefordertes Empfangsbekenntnis unterschrieben oder signiert an das Gericht zurückgesandt hat (ständige Rechtsprechung der Kammer […]).
Das Gericht beruft sich dabei auf vier eigene frühere Beschlüsse. Das Verwaltungsgericht Schleswig sah das schon 2024 so.
20 Euro sind unverhältnismäßigDas Gesetz lässt der Behörde die Wahl zwischen den tatsächlichen Kosten und der Pauschale. Anders als ein Rechtsanwalt ist eine Behörde dabei an den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebunden
(Art. 20 Abs. 3 GG). Lassen sich die tatsächlichen Kosten leicht feststellen und liegen sie unter 15 Prozent der Pauschale, ist die Pauschale unangemessen. Das lässt sich auf einen Beschluss des Verwaltungsgerichts Magdeburg stützen
(VG Magdeburg, Beschluss vom 08.10.2007 – 9 B 207/07). 15 Prozent von 20 Euro sind 3 Euro.
Ein elektronisches Schreiben liegt darunter. Einen Anhaltspunkt gibt das
Gerichtskostengesetz: Für die Überlassung einer elektronischen Datei setzt es 1,50 Euro an
(Nr. 9000 KV GKG). Die Pauschale ist gut das 13-Fache.
Auch der Beschluss des Bundesverwaltungsgerichts steht dem nicht entgegen. Er sagt, wie wenig eine Behörde darlegen muss. Zur Verhältnismäßigkeit sagt er nichts. Er begründet die Pauschale mit einer Vereinfachung nach dem Vorbild der Anwälte. Die passt für den gewöhnlichen Fall. Ein Verfahren mit einem einzigen Schreiben ist kein gewöhnlicher Fall.
Die Gerichte sehen das anders. Die Behörde habe nur die Wahl: Einzelkosten nachweisen oder die volle Pauschale nehmen. Den Nachweis dürfe sie sich sparen, „um den damit verbundenen Verwaltungsaufwand zu vermeiden“. So steht es wortgleich in Beschlüssen aus Schleswig und Berlin. Dieser Aufwand entsteht aber nicht, wenn sich die Kosten leicht feststellen lassen.
Das Verwaltungsgericht Berlin wies am 30.10.2026 eine Anhörungsrüge zurück, also die Rüge, es habe ein Argument übergangen. Die Rüge stützte sich auf die Verhältnismäßigkeit. Im Beschluss heißt es
(VG Berlin, Beschluss vom 30.10.2026 – VG 9 KE 54/26 R):
Es entspricht dem Wesen einer Pauschale, gerade nicht auf die tatsächlich entstandenen Kosten abzustellen.
Die 1,50 Euro passten nicht, weil sie für Gerichtskosten gelten. Wer mit einer Anhörungsrüge scheitert, zahlt 72 Euro Gerichtsgebühr
(Nr. 5400 KV GKG), mehr als dreimal so viel wie die 20 Euro.
Das Argument des MinisteriumsDas Bundesministerium der Finanzen begründet seine Forderung mit dem Haushaltsrecht. In seinen Kostenfestsetzungsanträgen vom 26.03.2026 steht:
Im Hinblick auf § 34 BHO ist eine Festsetzung des geringfügigen Betrags erforderlich.
Das Ministerium nennt den Betrag also selbst „geringfügig“.
§ 34 Abs. 1 BHO lautet: „Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben.“ Die
Verwaltungsgerichtsordnung sagt aber, die Behörde „kann“ die Pauschale fordern. Auch die Gerichte sprechen von einer Wahl. Ob das Haushaltsrecht diese Wahl vorwegnimmt, darauf gehen die Berliner Beschlüsse nicht ein.
Der offene Fall: ein Schreiben, zwei SätzeOffen ist ein Verfahren beim Verwaltungsgericht Berlin (VG 14 KE 63/26). Dort hatte das Ministerium ein einziges Schreiben über sein Behördenpostfach geschickt: eine Seite, zwei Sätze. Dafür verlangt es 20 Euro. Die Erinnerung vom 17.04.2026 dagegen stützt sich auf alle drei Argumente, ein
Nachtrag vom 9. Oktober 2026 auch auf den Beschluss des Bundesverwaltungsgerichts. Entschieden ist bis zum 2. November 2026 nicht.
